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Dispositif de Pilotage et d’Opérationnalisation et Cahier de Charges

Principes de fonctionnement :

Afin que ce chantier soit un levier d’amélioration et de développement continus, il est impératif  que le processus qualité devienne partie intégrante de la culture de l’université. C’est-à-dire que celle-ci fonctionne comme organisation apprenante, évaluant sans cesse ses pratiques. Cette approche, réflexive et fondée sur des données objectives (evidence based), favorise des décisions cohérentes avec la mission, la vision et les valeurs de l’Université.

La communauté universitaire doit donc s’impliquer dans le processus et se l’approprier. La démarche participative et le travail en réseau s’imposent. Ils préviennent des dérives bureaucratiques contre productives.

Ce processus s’inscrit dans la durée. Le temps nécessaire pour sa première mise en œuvre est long.  
Il dépend de la culture du pays. Il est d’autant plus long dans un pays qui pratique peu l’évaluation et la reddition de compte.
Il dépend également de la culture et de l’histoire de l’université. Il est d’autant plus long dans une université à l’histoire facultaire, dont le processus d’institutionnalisation est récent et en cours (avec ce que cela suppose de besoins au niveau de la collecte des données et de procédures institutionnelles communes).  

Ce processus touche à des représentations identitaires et des pratiques anciennes et dominantes dans l’enseignement supérieur. Il génère des résistances. Procéder progressivement, mais à un rythme soutenu et avec tact s’impose.

 

Acteurs :

Ce processus, présidé par le Recteur, piloté et mis en œuvre par un dispositif, décrit dans l’annexe A, implique toute la communauté universitaire : responsables d’institutions et de services, enseignants, étudiants, personnel administratif, ainsi que les anciens et les partenaires du terrain professionnel. L’engagement de tous garantit sa réussite.

Dispositif de pilotage et d’opérationnalisation et Cahier de charges
 


Dispositif présidé par le Recteur

Composantes

Cahier de charges

Comité de pilotage stratégique

  • Recteur
  • Délégué du Recteur à l’Assurance qualité et la Pédagogie universitaire
  • Vice-recteurs
  • Secrétaire général
  • Chargé de mission auprès du Recteur
  • Représentants de champs disciplinaires choisis par le Recteur

 

  • Avaliser la vision et le plan d’action à soumettre au Conseil de l’Université
  • Décider des domaines à retenir 
  • Valider le Référentiel Qualité
  • Décider de l’agence d’accréditation à retenir
  • Valider les plans de remédiation selon les priorités de l’USJ et les exigences de l’accréditation
  • Garantir les conditions de la pérennité du système d’assurance qualité à l’USJ
  • Assurer les ressources nécessaires (humaines, matérielles et financières)
  • Valider le rapport d’évaluation interne
  • Se positionner quant au rapport d’évaluation des experts de l’agence

 

Equipe de pilotage opérationnel

 

  • Délégué du Recteur à l’Assurance qualité et la Pédagogie universitaire
  • Secrétaire général
  • Experts associés (deux)
  • Secrétaire administratif

Développement et gestion du système d’évaluation interne :

  • Concevoir et planifier le processus
  • Coordonner le travail des comités par domaine
  • Concevoir et produire le Référentiel qualité USJ
  • Coordonner le diagnostic analytique et les plans de remédiation
  • Assurer le suivi des remédiations
  • Assurer le monitoring des preuves
  • Coordonner les rapports
  • Produire le rapport global d’évaluation interne

Gestion des opérations d’accréditation : 

  • Établir les contacts avec les agences
  • Assurer le suivi de la collecte des preuves
  • Finaliser le rapport global d’évaluation à soumettre à l’agence

Développement des capacités institutionnelles : 

  • Accompagner les comités / domaines et les référents qualité / institutions et services
  • Former les membres des comités et les référents au besoin
  • Assurer un coaching individuel et institutionnel

Sensibilisation et mobilisation des personnes et des institutions

Gestion de la communication interne et externe :

  • Organiser des rencontres et ateliers pour la communauté universitaire
  • Renouveler et gérer la rubrique du site AQ USJ

Comités Qualité par domaine

  • Vice-recteur  
  • Un membre du vice-rectorat/structure concerné
  • Un membre de la Commission/Conseil/Réseau y relatif (choisi par le Recteur)
  • Un représentant des enseignants (choisi par le Recteur parmi les délégués d’enseignants des institutions)
  • Un représentant des étudiants (choisi par le Recteur parmi les membres du Conseil des étudiants)

 

Le comité peut faire appel à d’autres personnes ressources de l’USJ, après accord du Recteur

  • Participer à l’élaboration du Référentiel Qualité  USJ
  • Planifier et mettre en place la collecte des données: mapping
  • Recueillir les données et faire l’état des lieux des écarts entre les standards retenus et les données et dispositifs existants : gap analysis Report
  • Proposer un plan de remédiation avec des priorités, à soumettre au CPS
  • Suivre la mise en place des actions de remédiation
  • Assurer les preuves de la mise en place et de la bonne marche des mesures de remédiation
  • Participer à la production du rapport global d’évaluation interne

 

Référent qualité (par institution/service)

Une personne nommée par institution/service pour assurer les données et autres exigences dont auront besoin les différents comités par domaine

  • Assurer les données requises au niveau de l’institution ou du service
  • Assurer le relai entre le dispositif central et le service ou l’institution

 

L’institution / le service peut désigner un référent global ou par domaine

 

 

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